Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung: Rechnungen gesetzeskonform digitalisieren
In unserem Artikel über das „Papierlose Büro“ haben wir bereits über die vielen Vorteile des Dokumentenmanagements geschrieben. Ein wichtiger Bereich dieser digitalen Archivierung ist die elektronische Verarbeitung der Eingangsrechungen.
Die manuelle Erfassung von Rechnungen bedeutet für ein Unternehmen einen enormen Zeitaufwand und birgt oftmals Fehlerquellen, während die digitale Lösung eine hohe Transparenz bietet und zudem revisionssicher und gesetzeskonform ist. Was das genau bedeutet, schauen wir uns in diesem Artikel an.
Was ist eine revisionssichere und gesetzeskonforme Eingangsrechnungsverarbeitung?
Bei der Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten gibt es einige gesetzliche Vorschriften, die jedes Unternehmen einhalten muss. Revisionssicher bedeutet, dass solche Unterlagen rückblickend prüfbar sind. Sie sollten
- auffindbar
- nachvollziehbar
- unveränderbar
- verfälschungssicher
archiviert werden, damit sie der GoBD entsprechen. Neben der GoBD gibt es das Handelsgesetzbuch (§239, §257) und die Abgabenordnung (§146, §147, §200) sowie die DSGVO, die festlegen, welche Regeln und Aufbewahrungsfristen bei der elektronischen Archivierung eingehalten werden müssen.
Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist es also nicht mit der klassischen Ablage getan. Hier gibt es viel Stolperfallen, die es zu beachten gibt. Idealerweise werden all diese Anforderungen bei der Software für die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung automatisch berücksichtigt, so dass Sie sich darum keine Gedanken mehr machen müssen.
Die Vorteile bei der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung
Die Digitalisierung von Rechnungen bietet Ihrem Unternehmen viele Erleichterungen. Dabei ist nicht nur die Transparenz über die Bearbeitungsschritte ein großer Vorteil, sondern auch die folgenden Punkte:
- Übersicht über alle Rechnungsvorgänge
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften
- Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
- Abgleich mit Bestelldaten
- Beschleunigung von Durchlaufzeiten – keine Skontotermine verpassen
- Individuelle Freigabeprozesse
- Rechtssicherer Umgang mit E-Mail-Rechnungen
Wie funktioniert die Eingangsrechnungsverarbeitung?
Wir arbeiten mit dem Softwareanbieter IQUADRAT zusammen, der die Software „PHOENIX INVOICE“ für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen anbietet. Der Prozess der Digitalisierung kann in die folgenden 4 Schritte aufgeteilt werden.
Schritt 1: Erfassung
Im ersten Schritt muss die Eingangsrechnung in das System gelangen. Dies ist auf zwei Wegen möglich: entweder automatisch aus dem E-Mail-Postfach oder sie wird per Hand eingescannt.
Schritt 2: Bearbeitung
Die anschließende Verarbeitung kann auf Basis von einem zuvor festgelegtem Prüfungsverfahren automatisiert werden. Dann gehen beispielsweise alle Rechnungen über 2.000€ an Frau Müller und Rechnungen von bestimmten Lieferanten an Herrn Schmidt. Alternativ können sie natürlich auch manuell verteilt werden und mit Anmerkungen, Terminierungen und Zugriffsrechten versehen werden.
Schritt 3: Bezahlung
Nachdem die Rechnungen bearbeitet und freigegeben wurden, werden sie an das Finanzbuchhaltungssystem weitergeleitet und durchlaufen den üblichen Buchungs- und Zahlungsprozess.
Schritt 4: Archivierung
Nach abgeschlossener Bearbeitung werden die Dokumente automatisch revisionssicher abgelegt. In der Historie ist jederzeit einsehbar, wer im Bearbeitungsprozess darauf zugegriffen hat und die Rechnungen lassen sich über die Suchfunktion über verschiedenste Kriterien jederzeit aufrufen.
Kostenfreier Testzugang: Jetzt unverbindlich ausprobieren
Damit Sie sich einen unverbindlichen Eindruck von der Software verschaffen können, erhalten Sie hier einen Testzugang für die Dokumentenmanagement-Software. Zwar ist in dieser Testversion der Rechnungsworkflow limitiert, Sie können dort aber die Benutzeroberfläche und das Handling für ganze 30 Tage unverbindlich testen.
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